القيد اليومى: تسجيله واعتماده وعكسه
الهدف
تكتب قيد متوازن بطرفه ومركز تكلفته فى «قيود اليومية»، وتعرف إمتى يتحفظ مسودة وإمتى يتعتمد، وتصلّح الغلط بالعكس مش بالمسح. حوالى ٢٠ دقيقة.
قبل ما تبدأ
- صلاحية «قيود اليومية» على اليومية اللى هتكتب فيها.
- الأطراف متسجّلة ومربوطة بحساباتها (درس الأطراف).
- الفترة اللى هتكتب فيها مفتوحة: فى «آسيا» القفل واقف على ٢٨/٢/٢٠٢٦، فأى تاريخ قبله هيترفض.
الخطوات
-
من «القيود واليوميات ← قيود اليومية» (F5). الشاشة بتتفتح على اليومية العامة، والرقم صفر معناه قيد جديد، وتاريخ النهاردة. اختار اليومية والتاريخ واكتب البيان ورقم المستند. مثال «آسيا»: يوم ٥/١/٢٠٢٥ شراء مهمات من شركة الجبل بفاتورة ش-101: ٣٠٠٬٠٠٠ + ضريبة ١٤٪ = ٤٢٬٠٠٠.
شاشة «قيود اليومية» أول ما تتفتح: اليومية العامة، والرقم صفر معناه قيد جديد، وتاريخ النهاردة، وسطرين فاضيين، وتحتهم أزرار التسجيل والنسخ والقيد العكسى. -
فى السطر الأول اكتب أول أرقام الحساب أو جزء من اسمه والقايمة بتقترح، وبيظهر اسم الحساب ورصيده، وتحت الجدول اقتراح بيان من آخر قيد على الحساب ده (Ctrl+Space لقبوله). فى المثال: «مشتريات مهمات ومستلزمات التشغيل» 4103001 مدين ٣٠٠٬٠٠٠، وتحته «ض.ق.م مدخلات» 1209001 مدين ٤٢٬٠٠٠. (الصورة من مثال تانى: فاتورة نقل، كتبنا فيها 4104004 فظهر اسمه «مصروفات النقل» ورصيده.)
كتبنا كود الحساب (٤١٠٤٠٠٤) فظهر اسمه «مصروفات النقل» ورصيده، وتحت الجدول اقتراح بيان من آخر قيد على الحساب ده (Ctrl+Space لقبوله). الصورة من مثال تانى: فاتورة نقل بـ٢٬٠٠٠ جنيه. -
السطر التالت حساب المورّد 2110001 دائن ٣٤٢٬٠٠٠. لأنه مربوط بطرف، اسم «شركة الجبل للمعدات والتوريدات» بيتملى لوحده. ولو الحساب «يلزمه مركز تكلفة» (زى الرواتب) اختار المركز فى عموده. تحت الجدول «اجمالى المدين» و«اجمالى الدائن» والفرق: القيد موزون لما الفرق صفر. (فى الصورة قيد النقل: ٢٬٠٠٠ = ٢٬٠٠٠، والطرف «شركة النقل السريع للمعدات» اتملى لوحده.)
القيد جاهز قبل التسجيل: مدين ٢٬٠٠٠ = دائن ٢٬٠٠٠ والفرق صفر، وخانة الطرف اتملت لوحدها (شركة النقل السريع للمعدات) لأن الحساب مربوط بيها. -
اضغط «تسجيل» (Ctrl+S). القيد بيتحفظ «مفتوح — موزون» وياخد رقم (قيد الشراء ده رقمه 3990 فى «آسيا»، لأنها مرقّمة بمسلسل واحد لكل اليوميات)، وفوق بيظهر مين سجّله وإمتى، وأزرار النسخ والقيد العكسى والمرفقات بتشتغل. (فى الصورة قيد النقل أخد رقم ٦٥٧٤.)
بعد «تسجيل»: القيد أخد رقم ٦٥٧٤ وحالته «مفتوح — موزون»، وظهر فوق مين سجّله ومتى، وأزرار النسخ والقيد العكسى والمرفقات اشتغلت. -
الفاتورة بتاريخ والقيد بتاريخ تانى؟ اكتب «تاريخ المستند» جنب «تاريخ القيد». مثال: فاتورة التأجير ف-77 لمكتب الزهور الهندسى ١١٬٤٠٠ (١٠٬٠٠٠ + ضريبة ١٬٤٠٠) تاريخها ٣١/٠٣/٢٠٢٦ واتقيّدت ٠١/٠٤/٢٠٢٦، فبتدخل إقرار مارس مش أبريل. ولو سبته زى تاريخ القيد، القيد بيتحفظ من غير تاريخ مستند.
رأس قيد فاتورة التأجير ٦٥٧٤ (ف-77، مكتب الزهور الهندسى ١١٬٤٠٠ = ١٠٬٠٠٠ + ضريبة ١٬٤٠٠): «تاريخ القيد» ٠١/٠٤/٢٠٢٦ وجنبه «تاريخ المستند» ٣١/٠٣/٢٠٢٦، فالقيد ده هيدخل إقرار مارس. -
لو المدين مش قد الدائن، البرنامج بيوريك الفرق (هنا ٨٠) ويسألك. ومن غير صلاحية «حفظ قيد غير موزون» ما بيسألش أصلاً ويرفض. الحل الصح: صلّح المبالغ، أو «متمم» يضيف سطر بالفرق على الحساب المتمم من الإعدادات وتراجعه بعدين. والتاريخ فى فترة مقفولة رفضه تام.
لو المدين مش بيساوى الدائن، البرنامج بيقولك الفرق (هنا ٨٠) ويسألك قبل ما يسيب القيد كده. لو جاوبت «لا» ترجع تصلّحه. -
الاعتماد مش شغلك: المدير المالى بيعتمد من «مراجعة واعتماد القيود» (F7)، واحد واحد أو بالنطاق. ولما تفتح القيد بعد كده تلاقى حالته «معتمد — موزون» ومعاها اسم اللى اعتمده وتاريخه. المعتمد ما يتعدّلش إلا بعد «إلغاء الاعتماد» بصلاحيته.
ولما فتحنا القيد ٦٥٧٤ تانى لقينا حالته «معتمد — موزون» ومعاها اسم اللى اعتمده وتاريخه. -
طلع فيه غلط بعد الاعتماد؟ ما تمسحش: دوس «قيد عكسى». البرنامج بيقترح تاريخ (النهاردة، أو أول تاريخ مفتوح لو القفل بيمنعه) وبيان جاهز، و«انشاء القيد العكسى» بيعمل قيد بنفس السطور والمدين والدائن مقلوبين، ومربوط بالأصلى، والاتنين بيفضلوا ظاهرين. وبعدين اكتب القيد الصح.
شاشة القيد العكسى للقيد ٦٥٧٤: تاريخ مقترح (النهاردة، أو أول تاريخ مفتوح لو القفل بيمنعه)، وبيان جاهز، وزر «انشاء القيد العكسى». القيد الأصلى ما بيتغيّرش. -
القيد العكسى (هنا ٦٥٧٦) مكتوب جنب حالته «(قيد عكسى)». و«نسخ» بياخد قيد موجود كبداية لقيد جديد شبهه، والنسخة بتفضل مفتوحة حتى لو الأصل معتمد. و«حذف القيد كله» للمسودة بس، والرقم اللى اتحذف ما يتعادش.
القيد العكسى ٦٥٧٦ اتعمل بنفس السطرين ومدين ودائن مقلوبين، ومكتوب جنب حالته «(قيد عكسى)».
ليه بنعملها كده
- القيد بيتحفظ مسودة الأول عشان حد يراجعه قبل ما يدخل الأرصدة الرسمية. والمسودات اللى ما دخلتش تقرير بيتقال عددها ومبلغها فى الحاشية، وتقدر تدخّلها بـ«شامل القيود الغير معتمدة».
- الاعتماد محتاج صلاحيتين مع بعض: «اعتماد القيود» و«سلطة اعتماد القيود». ده فصل المهام: اللى بيسجّل غير اللى بيعتمد، والاعتماد بيتسجّل باسم صاحبه ويتطبع على ورقة القيد.
- العكس بدل الحذف لأن الدفاتر شاهد: المراجع لازم يشوف الغلط وتصحيحه. ودى طريقة SAP وDynamics ومعيار تصحيح الأخطاء كمان.
- الضريبة بتستحق بتاريخ الفاتورة، فإقرار القيمة المضافة بيحط القيد فى فترة «تاريخ المستند». عشان كده الخانة دى بتفرق فى الإقرار.
أخطاء شائعة
- تحاول تحفظ قيد مش متوازن من غير الصلاحية.الرسالة: «المدين لا يساوى الدائن (الفرق …) وليس لك صلاحية «حفظ قيد غير موزون». اضغط «متمم» ليُضاف سطر الفرق على الحساب المتمم، ثم سجّل القيد.»
- تكتب قيد بتاريخ ١٥/٦/٢٠٢٥ والفترة مقفولة.الرفض: «الفترة مقفلة حتى 28/02/2026 — لا يمكن تسجيل أو تعديل قيد يومية بتاريخ 15/06/2025 …». اكتب التصحيح بتاريخ مفتوح.
- تكتب تاريخ مش موجود زى 31/02/2026.الخانة بترجع للتاريخ اللى كان فيها: «التاريخ المكتوب «…» لا يُقرأ تاريخاً — لم يُقبل». اكتب التاريخ الصح أو Enter تقبل الظاهر.
- تحذف قيد مسودة وتستنى رقمه يرجع لقيد جديد.الرقم اللى اتحذف ما يتعادش لقيد تانى أبداً. ده مقصود عشان أى ورقة طلعت بالرقم يفضل لها أثر.
تمرين على الشركة التدريبية
اعمل كده
- فى نسخة التدريب افتح «قيود اليومية» على اليومية العامة بتاريخ فى شهر مفتوح.
- اكتب قيد فاتورة نقل: «مصروفات النقل» 4104004 مدين ٢٬٠٠٠ / «شركة النقل السريع للمعدات» دائن ٢٬٠٠٠، وسجّل.
- افتح القيد اللى اتسجّل ودوس «قيد عكسى» و«انشاء القيد العكسى».
لازم تشوف
- قبل التسجيل: اجمالى المدين ٢٬٠٠٠ = اجمالى الدائن ٢٬٠٠٠ والفرق صفر، وخانة الطرف اتملت لوحدها.
- بعد «تسجيل»: القيد أخد رقم وحالته «مفتوح — موزون»، ومكتوب فوق اسمك ووقت التسجيل.
- اتعمل قيد جديد بنفس السطرين ومدين ودائن مقلوبين، ومكتوب جنب حالته «(قيد عكسى)»، والقيد الأصلى ما اتغيّرش.